Règlement Intérieur

Association d’ Education Populaire de Saint-Papoul

Rappel :

Représentation de l’activité dans le C.A pour qu’elle existe.

Présentation d’un budget prévisionnel.

Une activité peut être créée en cours d’année.

Toute activité non équilibrée financièrement peut s’arrêter en cours d’année par décision du C.A.

L’adhérent donne à l’association son droit à l’image.

1.1 Adhésion à l’AEP

Pour faire partie de l’AEP, il faut souscrire un bulletin d’adhésion.

L’adhésion est annuelle, elle est obligatoire.

Le montant de l’adhésion est voté par le conseil d’administration et validé en assemblée générale. 

1.2 Composition

L’Assemblée Générale comprend tous les membres de chaque activité. Seuls les membres à jour de leur cotisation ont le droit de voter le jour de l’assemblée générale.

Les membres mineurs sont représentés par leur représentant légal.

Un membre absent peut donner procuration de vote à un membre présent.

Une seule et même personne ne peut posséder plus de trois mandats.

1.3 Fonctionnement

L’Assemblée générale ordinaire (AGO) se réunit annuellement, 15 jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par le responsable de communication.

L’AGO ne peut valablement délibérer si la moitié de ses membres plus un sont présents.

Si ce quorum n’est pas atteint, à la date prévue par la convocation, une AG Extraordinaire se tient de plein droit un quart d’heure plus tard et les délibérations sont valables quel que soit le nombre de présents.

Le président, assisté des membres du bureau, préside l’assemblée et expose la situation morale de l’association. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents à l’Assemblée Générale. Les votes se font à main levée.

2.1 Composition

Il comprend au moins un membre de chaque activité à condition que les membres soit âgés d’au moins dix-sept ans, en cas de vote, un vote par activité représentée.

Chaque Activité désigne ses représentants au CA, et ceux-ci sont élus par l’AGO. En cas de vacance en cours d’exercice, les membres peuvent désigner un nouveau représentant au Conseil d’Administration, jusqu’à l’AGO suivante.

2.2 Fonctionnement

Le conseil d’administration se réunit en séance ordinaire sur convocation du président au moins une fois par trimestre. Il ne peut valablement délibérer que si un quart de ses membres en exercice est présent.

Si le quart des membres en exercice n’est pas atteint à la date prévue par la convocation, la réunion se tient de plein droit une demi-heure plus tard et les délibérations sont valables quel que soit le nombre de présents. Un membre absent peut donner procuration de vote à un membre présent qui ne peut détenir qu’une seule procuration.

            2.3 Compétences

Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour administrer l’association sous réserve des attributions réservées à l’Assemblée Générale.

Le conseil d’administration est présidé par son président ou l’un des membres du bureau.

Les réunions font l’objet d’un procès verbal. L’ouverture d’une nouvelle activité est votée par le conseil d’administration.

            3.1 Rôle

Le  conseil d’administration peut déléguer une partie de ses attributions au bureau à l’exception des délibérations à caractère financier.

Le bureau exécute les décisions du conseil d’administration.

Il propose la création ou les modifications du règlement intérieur, l’orientation du budget, de nouvelles activités.

3.2 Démission

En cas de démission d’un siège du bureau, le conseil d’administration est convoqué en urgence pour procéder à l’élection du nouveau bureau.

            3.3 Réunion

Le bureau se réunit autant de fois que nécessaire. Il ne peut valablement délibérer que lorsque la majorité des membres en exercice est présente.

3.4 Le Président

Le président représente l’association. A ce titre, en concertation avec le bureau,  il prépare les délibérations du conseil d’administration. Il peut déléguer sous sa surveillance et sa responsabilité, l’exercice d’une partie de ses fonctions aux membres du conseil d’administration. Cette délégation subsiste tant qu’elle n’est pas rapportée.

            3.5 Le secrétaire

En concertation avec le bureau, il s’assure du respect de réglementation concernant les documents obligatoires ou nécessaires à l’association : dépôts de statuts et des renouvellements de conseil d’administration, registre des délibérations, listes de présence et émargement.

Il rédige les comptes-rendus des réunions.

            3.6 Le trésorier

En concertation avec le bureau, il gère les finances et règlements de l’association. Il prépare et suit le budget et la trésorerie de l’Association, que le Conseil d’administration valide.

Il suit le paiement des cotisations et règlements des adhérents, ainsi que les recettes et dépenses de l’association. Les règlements sont préparés sous la responsabilité du trésorier, et signés par le Président.

Il présente à l’Assemblée Générale la situation financière de l’association.

            3.6 Le responsable de communication

En concertation avec le bureau, il convoque les membres du CA et de l’Association aux réunions (Conseils, Assemblées Générales). Il diffuse au sein de l’association les informations utiles à son fonctionnement. Il élabore les affiches nécessaires. Il gère le blog de l’association et relève les messages sur l’adresse électronique de l’association.

            3.7 Les adjoints

Aident, participent, et remplacent les titulaires dans leurs fonctions.

Chaque Activité se dote d’un ou plusieurs responsables qui la représentent au Conseil d’Administration.

Ces Responsables d’activité représentent le C.A auprès de l’activité.

Ils tiennent un livre de recettes et de dépenses pour l’Activité.

Le tarif mensuel de chaque activité est décidé en début d’année au sein de chaque activité, et validé par le conseil d’administration.

Le paiement des activités se fait en début d’année soit en un versement soit en trois, avec possibilité exceptionnelle de faire des versements mensuels.

L’engagement de l’adhérent à l’activité est annuel.

Chaque activité est au rythme scolaire.

L’arrêt d’une activité reste possible, en ce cas, le remboursement des mois versés restant sera effectif après accord et validation du C.A. et sous réserve d’un certificat médical, ou cas particulier, et dans la mesure où l’adhérent ne compte pas reprendre l’activité en cours d’année.